BOSS : Le guide complet des frais professionnels 2025

A compter du 1er janvier 2023, les tolérances relatives à l’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels précisées à la section 2 du chapitre 9 de la présente rubrique ne sont plus applicables.

Aussi, en cas de contrôle relatif à des périodes courant à partir du 1er janvier 2023, l’application de l’abattement à des salariés ne supportant en pratique aucun frais professionnel et l’absence de recueil du consentement du salarié le cas échéant sont des motifs de redressement.

De plus, à partir de cette même date, l’ensemble des remboursements et prises en charge directes de frais professionnels par l’employeur (à l’exception de ceux pour lesquels le cumul est autorisé et qui sont listés au C de la section 2 du chapitre 9 de la rubrique relative aux frais professionnels) doit être intégré à l’assiette des cotisations et contributions sociales avant application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Section 1 - Définition du régime des remboursements de frais professionnels et champ d’application

A. Définition des remboursements de frais professionnels

Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial :

inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé

et que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise.

L’article L.136-1-1 du code de la sécurité sociale définissant l’assiette de la CSG et de la CRDS précise que « ne constituent pas un revenu d'activité les remboursements effectués au titre de frais professionnels correspondant dans les conditions et limites fixées par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et du budget à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi des travailleurs salariés ou assimilés que ceux-ci supportent lors de l'accomplissement de leurs missions ».

Par ailleurs, l’assiette des cotisations sociales prévue à l’article L. 242-1 est fixée par référence à l’assiette de CSG définie à l’article L. 136-1-1 du code de la sécurité sociale. En effet, l’article L. 242-1 prévoit que « les cotisations de sécurité sociale dues au titre de l'affiliation au régime général des personnes mentionnées aux articles L. 311-2 et L. 311-3 sont assises sur les revenus d'activité tels qu'ils sont pris en compte pour la détermination de l'assiette définie à l'article L. 136-1-1. ».

Par conséquent, le remboursement au salarié des frais exposés, réalisé dans les conditions rappelées au présent titre pour être qualifié d’indemnisation au titre des frais professionnels, est exclu de l’assiette de la CSG et de la CRDS et de l’assiette des cotisations de sécurité sociale, telles que ces assiettes sont détaillées aux chapitres 2 et 3 du titre relatif à l’affiliation et aux principes généraux relatifs à l’assiette des cotisations et des contributions sociales.

Articles L.136-1-1 , L. 242-1 du code de la sécurité sociale , Article 1er de l’arrêté du 4 septembre 2025

A défaut d’être justifiées par le remboursement de frais professionnels satisfaisant la définition rappelée ci-dessus, les indemnisations versées aux salariés doivent être regardées comme des éléments de salaire, quelle que soit la dénomination qui leur est donnée par convention collective ou par contrat et, de ce fait, être assujetties à cotisations et contributions sociales dans les conditions de droit commun.

Cour de cassation, Chambre sociale. n°75-40615

Trois modalités d’indemnisation des charges au titre des frais professionnels sont possibles. Pour chacune de ces modalités d’indemnisation s’appliquent des règles propres permettant de les exclure de l’assiette des cotisations et contributions de sécurité sociale. Ces modalités d’indemnisation sont :

Le remboursement des dépenses réelles ou la prise en charge directe par l’employeur des frais inhérents à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé ;

Le versement d’allocations ou d’indemnités forfaitaires ;

Pour les professions prévues à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000, la part de la rémunération représentative des frais correspondant au niveau de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS) - voir le chapitre 9 de la présente rubrique.

Articles 2 et 9 de l’arrêté du 4 septembre 2025

Tous les travailleurs salariés, y compris les salariés employés par des employeurs n’ayant pas d’établissement en France.

Tous les travailleurs assimilés salariés, affiliés au régime général, dont les gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents directeurs généraux de société anonyme et les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées.

Dans la fonction publique, les fonctionnaires pour la détermination de l’assiette de la CSG et de la CRDS et les agents contractuels pour l’ensemble des cotisations et contributions de sécurité sociale.

Section 2 - Modalités d’évaluation des frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels est réalisé soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié soit, lorsque le recours à cette modalité d’évaluation est autorisé, sur la base d’un versement d’allocations forfaitaires.

Article 2 de l’arrêté du 4 septembre 2025

A. Remboursement sur la base de la réalité des frais engagés

1. Principe du remboursement sur la base de la valeur réelle

Dès lors que les frais répondent à la définition des frais professionnels dans les conditions précisées aux chapitres de la présente rubrique, tout remboursement peut être réalisé sur la base de leur valeur réelle, sur présentation de justificatifs.

Les remboursements effectués par l’employeur au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le salarié ne sont susceptibles d’être exonérés que si les frais auxquels ils sont destinés à faire face sont appuyés de justifications suffisamment précises pour en établir la réalité et le montant, et s’il est clairement démontré que les frais en cause ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise et ne sont pas d’un niveau exagéré. Les justifications doivent être produites sur demande de l’administration.

2. Champ de la condition de remboursement sur la base de la valeur réelle

L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale prévoit cinq catégories de frais professionnels pour lesquels le remboursement ne peut être réalisé que sur la base des dépenses réellement engagées :

Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail. Toutefois par souci de simplification, il est admis que des allocations forfaitaires puissent être versées au salarié, en situation de télétravail ;

Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication Toutefois par souci de simplification, il est admis que des allocations forfaitaires puissent être versées au salarié ;

Les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié ;

Les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères et qui ne bénéficient pas du régime de détachement en vertu du règlement n° 883/2004 complété par son règlement d’application n° 987/2009 ou d’une convention bilatérale de sécurité sociale à laquelle la France est partie, et par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger qui continuent de relever du régime général ;

Les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement, ou de l’un de ces territoires vers un autre.

Par ailleurs, le remboursement des frais professionnels engagés par les gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents directeurs généraux de société anonyme et les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées ne peut s’effectuer que sur la base des dépenses réelles.

Toutefois, à titre de simplification, lorsque ces personnes utilisent leur véhicule à des fins professionnelles, les frais professionnels peuvent être déduits sur la base des indemnités forfaitaires kilométriques dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale.

Article 2 de l’arrêté du 4 septembre 2025

B. Remboursement sur la base d’une évaluation forfaitaire des frais engagés

1. Principe du remboursement sous forme d’allocations forfaitaires

Alternativement au remboursement au réel, et sauf pour les cinq catégories de frais dont le remboursement doit être réalisé sur une base réelle mentionnées au point A.2. de la présente section, l’indemnisation des frais professionnels peut s’effectuer sous la forme d’allocations ou indemnités forfaitaires.

Dans ce cas, l’exclusion des remboursements de frais professionnels évalués forfaitairement est acceptée sous réserve :

que les dépenses revêtent un caractère professionnel. Il s’agit ici de justifier les circonstances de fait à l’origine des frais engagés ;

que les allocations forfaitaires soient utilisées conformément à leur objet. Les remboursements ou allocations ne sont susceptibles d’être exonérés que si les frais auxquels ils sont destinés à faire face sont appuyés de justifications suffisamment précises pour en établir la réalité et le montant, et s’il est clairement démontré que les frais en cause ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise et ne sont pas d’un niveau exagéré. Les justifications doivent être produites sur demande de l’administration.

Il revient à l’employeur d’établir que des frais ont été effectivement engagés et leur caractère professionnel. Lorsque l’employeur n’établit pas la réalité de l’existence de frais professionnels en lien direct avec l’allocation, celle-ci constitue un complément de rémunération et est réintégrée dans l’assiette des prélèvements pour la totalité de son montant.

En cas de remboursement sous forme d’allocations forfaitaires, il est plus difficile d’apporter la preuve de l’utilisation des indemnités conformément à leur objet, puisque l’employeur ne recueille pas de pièces justificatives. L’arrêté du 4 septembre 2025 prévoit donc, par mesure de simplification, des limites d’exonération sans justification pour différentes allocations.

Ainsi, les allocations forfaitaires dont le montant est inférieur ou égal au montant fixé par l’arrêté sont exclues de plein droit et en totalité de l’assiette des cotisations, à condition toutefois que les circonstances de fait correspondent à celles prévues par la réglementation. Le versement par un employeur d’une allocation forfaitaire supérieure à un plafond fixé par voie conventionnelle ne remet pas en cause l’exclusion d’assiette dont bénéficie l’allocation dès lors que celle-ci demeure inférieure au montant fixé par arrêté.

Lorsque cette condition est remplie, les allocations sont réputées avoir été utilisées conformément à leur objet. Il s’agit d’une présomption absolue ne pouvant être renversée par la preuve contraire.

Cour de cassation 7 mars 1991 , cour de Cassation 6 février 1992 , Cour de cassation, 12 juillet 1989 , Cour de Cassation, 12 février 2015

Cette présomption d’utilisation conforme n’est établie que si l’indemnisation des dépenses exposées par le salarié est effectuée exclusivement sous forme d’une allocation forfaitaire et non si l’employeur procède également au paiement direct des dépenses. Dans ce dernier cas, l’employeur doit prouver que l’indemnité forfaitaire a été utilisée en totalité conformément à son objet.

Pour les allocations forfaitaires dont le montant dépasse les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002, l’employeur doit justifier leur utilisation conformément à leur objet pour obtenir l’exonération de la fraction excédentaire.

Cour de cassation 10 mars 1994 , cour de cassation 29 juin 1995 , Cour de cassation 15 février 2018

3. Champ d’application des allocations forfaitaires

L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale fixe des forfaits pour :

les indemnités de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et prend son repas au restaurant,

les indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise, sans prise du repas au restaurant ;

les indemnités de restauration sur le lieu de travail ;

les indemnités forfaitaires kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel. A titre de simplification, les gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée, les présidents directeurs généraux de société anonyme et les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées peuvent bénéficier de ces indemnités forfaitaires kilométriques suivant les mêmes règles que celles prévues pour les salariés ;

les indemnités forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les territoires français situés outre-mer et à l’étranger ;

les indemnités destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans l’attente d’un logement définitif, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle ;

les indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Articles 3, 4, 5, 8 et 9 de l’arrêté du 4 septembre 2025

Les mandataires sociaux titulaires d’un contrat de travail qui perçoivent à ce titre une rémunération distincte de leur mandat et relèvent du régime de l’assurance chômage géré par France travail peuvent prétendre au titre de leur rémunération résultant du contrat de travail au bénéfice des allocations forfaitaires pour frais professionnels.

Constituent des frais professionnels les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise lorsque leurs conditions de travail leur interdisent de regagner leur résidence.

Article 3 de l’arrêté du 4 septembre 2025

Les remboursements de frais peuvent prendre la forme d’indemnités de repas pour les personnes contraintes de prendre leurs repas sur le lieu de travail, d’indemnités de restauration hors des locaux de l'entreprise et d’indemnités de restauration au restaurant.

En revanche, les dépenses supplémentaires engagées afin de s'alimenter à l'heure habituelle du déjeuner par des salariés qui ne se trouvent pas en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l'entreprise ne sont pas des frais professionnels et ne peuvent donner lieu au versement d’indemnités exonérées des cotisations de sécurité sociale.

Cour de Cassation, Chambre sociale, 4 mars 1993, n°90-21.547, publié au bulletin , n°90-20.968

Ces indemnités ne sont pas cumulables. Lorsque le salarié se trouve au cours d'une même période dans une situation où se cumulent les indemnités énumérées ci-dessous, une seule indemnité peut ouvrir droit à déduction. Seule l'indemnité dont le montant est le plus élevé doit être prise en compte. Ainsi, lorsqu'un salarié travaillant en équipe est occupé sur un chantier de nuit, l'employeur ne peut déduire que 10,40 euros (valeur au 1er janvier 2026).

A. Indemnité de restauration sur le lieu de travail

Lorsque l’employeur est en mesure d’établir que le travailleur salarié ou assimilé est contraint de prendre une restauration sur son lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, il peut exclure de l’assiette des prélèvements sociaux l’allocation destinée à compenser les dépenses supplémentaires de restauration. Cette dernière est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n'excède pas 7,50 euros (valeur au 1er janvier 2026).

Cette valeur est revalorisée au 1er janvier de chaque année conformément au taux prévisionnel d'évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors les prix du tabac. Les conditions particulières d'organisation du travail à prendre en compte et visées par l’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale sont le travail en équipe, le travail posté, le travail continu, le travail en horaire décalé et le travail de nuit.

Le travail de nuit est défini par référence aux dispositions applicables en droit du travail (articles L. 3122-2 et suivants du code du travail).

Il convient de considérer que le salarié est contraint de déjeuner chaque fois que le temps de la pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l'entreprise. Les primes de panier versées aux salariés sont assimilées à des indemnités de restauration sur le lieu de travail dès lors que les conditions particulières d'organisation du travail sont remplies.

Article 3 de l’arrêté du 4 septembre 2025

B. Indemnité de restauration hors des locaux de l’entreprise

Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l'entreprise et lorsque les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas mais qu'il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession le conduisent à prendre ce repas au restaurant, l'employeur peut exclure de l’assiette des prélèvements sociaux l'indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas. Cette indemnité est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n’excède pas 10,40 euros (valeur au 1er janvier 2026).

Cette valeur est revalorisée chaque année au 1er janvier conformément au taux prévisionnel d'évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors les prix du tabac. Sont concernés notamment les salariés occupés sur des chantiers, des entrepôts, des ateliers extérieurs ou en déplacement sur un autre site de l'entreprise (dans un autre établissement) et ne pouvant rentrer chez eux pour le repas de midi, du fait de contraintes d'horaires, par différence avec les salariés qui se trouvent en situation de déplacement et qui sont contraints d'aller au restaurant. Les indemnités de « casse-croûte » versées en application d'une convention collective nationale sont assimilées à des indemnités de restauration hors des locaux de l'entreprise si les circonstances de fait (travail hors des locaux de l’entreprise, salariés occupés sur des chantiers, des entrepôts, des ateliers extérieurs...) sont établies. Si les circonstances de fait ne sont pas établies, l’employeur ne peut pas bénéficier de l’exclusion de cette indemnité et doit donc l’intégrer dans l’assiette des cotisations.

C. Indemnités pour frais de repas au restaurant