Absence injustifiée : Retenue sur salaire et procédure

Introduction

L'absence injustifiée d'un salarié est une situation délicate que tout employeur ou gestionnaire de paie est amené à rencontrer. Si elle peut sembler simple à gérer de prime abord, elle soulève en réalité des questions complexes, tant sur le plan du droit du travail que du calcul de la paie. Comment réagir face à un salarié absent sans justificatif ? Quelle est la méthode de retenue sur salaire à appliquer pour être en conformité avec la loi ? Quelles sont les étapes d'une éventuelle procédure disciplinaire ?

Cet article a pour vocation de vous guider pas à pas, que vous soyez un professionnel de la paie chevronné ou un employeur cherchant des réponses claires et pratiques. Nous aborderons la définition de l'absence injustifiée, la méthode de calcul de la retenue sur salaire validée par la jurisprudence, et la procédure à suivre, le tout illustré d'exemples concrets et de conseils d'expert.

Section 1 : Qu'est-ce qu'une absence injustifiée ?

Avant toute chose, il est crucial de bien définir ce que recouvre la notion d'absence injustifiée. Juridiquement, une absence est considérée comme injustifiée lorsque le salarié ne se présente pas à son poste de travail sans motif légitime et/ou sans en avoir informé son employeur dans les délais prévus par la convention collective, le règlement intérieur ou le contrat de travail (généralement 48 heures).

Les motifs d'absence considérés comme légitimes et justifiés sont notamment :

• La maladie ou l'accident (justifié par un arrêt de travail)
• Les congés payés ou RTT validés par l'employeur
• Les congés pour événements familiaux (mariage, naissance, décès...)
• Le droit de grève

Toute absence ne rentrant pas dans ces cadres, et pour laquelle le salarié n'a fourni aucune explication valable, est donc une absence injustifiée. Elle constitue un manquement à ses obligations contractuelles.

Section 2 : La retenue sur salaire pour absence injustifiée

L'absence injustifiée, n'étant pas du temps de travail effectif, n'ouvre pas droit à rémunération. L'employeur est donc en droit d'effectuer une retenue sur le salaire. Cependant, cette retenue doit être strictement proportionnelle à la durée de l'absence. Toute retenue forfaitaire est illégale.

La méthode de calcul validée par la jurisprudence

La Cour de cassation a établi de manière constante que la seule méthode de calcul valable est celle de l'horaire réel. Elle consiste à déduire le montant correspondant aux heures d'absence en se basant sur le salaire horaire réel du salarié pour le mois considéré.

Le nombre d'heures de travail réelles correspond au nombre d'heures qui auraient été travaillées dans le mois si le salarié n'avait pas été absent. Il varie donc d'un mois à l'autre.

Exemple concret de calcul

Prenons le cas d'un salarié à 35 heures par semaine (151,67 heures par mois en moyenne), avec un salaire brut mensuel de 2 500 €.

En mars 2026, il y a 21 jours ouvrés, soit 21 * 7 = 147 heures de travail réelles. Le salarié est absent sans justificatif pendant 2 jours, soit 14 heures.

Élément	Valeur	Calcul
Salaire brut mensuel	2 500,00 €	-
Heures de travail réelles en Mars 2026	147 heures	21 jours * 7 heures/jour
Taux horaire réel	17,0068 €	2 500 € / 147 heures
Heures d'absence injustifiée	14 heures	2 jours * 7 heures/jour
Montant de la retenue	238,10 €	17,0068 € * 14 heures
Salaire brut après retenue	2 261,90 €	2 500 € - 238,10 €

Section 3 : La procédure disciplinaire

En plus de la retenue sur salaire, l'absence injustifiée est une faute qui peut faire l'objet d'une sanction disciplinaire. La réaction de l'employeur doit être proportionnée à la gravité de la faute (durée de l'absence, répétition, conséquences sur l'entreprise...).

1. La mise en demeure : Si l'absence se prolonge sans nouvelles du salarié, la première étape est d'envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception. Ce courrier demande au salarié de justifier son absence ou de reprendre son poste immédiatement.
2. La sanction disciplinaire : Selon le contexte, la sanction peut aller du simple avertissement au licenciement.
   • Avertissement ou blâme : Pour une absence courte et non répétée.
   • Mise à pied disciplinaire : Pour une absence plus longue ou répétée. La mise à pied est une suspension du contrat de travail sans salaire, à ne pas confondre avec l'absence elle-même.
   • Licenciement pour cause réelle et sérieuse : En cas d'absences injustifiées répétées et malgré les avertissements.
   • Licenciement pour faute grave : Possible si l'absence cause une désorganisation majeure de l'entreprise ou s'inscrit dans un contexte d'abandon de poste. La faute grave prive le salarié de ses indemnités de licenciement et de préavis.

Section 4 : Conseils d'expert et bonnes pratiques

Une gestion rigoureuse des absences est un gage de sérénité pour l'entreprise.

Pour les employeurs :

• Communiquez clairement : Assurez-vous que le règlement intérieur ou une note de service précise les règles en matière de justification des absences (délai, interlocuteur...).
• Soyez constant : Appliquez la même procédure à tous les salariés pour éviter tout risque de discrimination.
• Documentez tout : Conservez une trace écrite de tous vos échanges avec le salarié (emails, courriers recommandés).

Pour les salariés :

• Prévenez au plus vite : Même en cas de force majeure, le premier réflexe doit être de contacter votre employeur ou manager par tous les moyens possibles.
• Envoyez les justificatifs rapidement : Respectez le délai de 48h pour l'envoi d'un arrêt de travail.
• Dialoguez : Si vous rencontrez des difficultés personnelles, n'hésitez pas à en parler avec votre manager ou les ressources humaines pour trouver une solution avant que la situation ne dégénère.

Conclusion

La gestion d'une absence injustifiée requiert méthode et rigueur. La retenue sur salaire doit impérativement suivre la règle de l'horaire réel pour être conforme au droit. Parallèlement, la réponse disciplinaire doit être graduée et proportionnée. Une communication claire sur les règles internes et une application constante de celles-ci sont les meilleures préventions contre les situations conflictuelles. En maîtrisant ces aspects, les gestionnaires de paie et les employeurs peuvent aborder ces situations avec assurance et professionnalisme, en préservant un climat social serein.