DSN de substitution 2026 : Tout comprendre sur ce nouveau dispositif

Introduction

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est devenue le pilier de la collecte des données sociales pour les organismes de protection sociale. Cependant, la persistance de certaines erreurs déclaratives a conduit à la création d'un nouveau mécanisme : la DSN de substitution. À partir de 2026, l'Urssaf et la MSA auront la capacité de corriger elles-mêmes les déclarations des entreprises en cas d'anomalies non régularisées. Ce dispositif, qui peut sembler être une contrainte, représente aussi une opportunité d'améliorer la qualité et la fiabilité des données sociales. Cet article vous propose un guide complet pour comprendre les tenants et aboutissants de cette évolution majeure.

Section 1 : Qu'est-ce que la DSN de substitution ?

La DSN de substitution est une déclaration générée et transmise par un organisme de recouvrement (Urssaf ou MSA) à la place de celle de l'entreprise défaillante ou en cas de données erronées non corrigées. L'objectif principal est de garantir la continuité et l'exactitude des droits des salariés (retraite, assurance maladie, etc.) même en cas de déclaration inexacte ou manquante de la part de l'employeur.

Ce dispositif concerne toutes les entreprises soumises à l'obligation de DSN, quelle que soit leur taille. Il intervient après une phase contradictoire durant laquelle l'entreprise est informée des anomalies détectées et invitée à les corriger.

Les cas de déclenchement

La DSN de substitution peut être émise dans deux situations principales :

1. Absence de DSN : Si une entreprise n'a pas déposé sa DSN dans les délais légaux.
2. Anomalies persistantes : Si des erreurs significatives dans une DSN déposée n'ont pas été corrigées par l'entreprise malgré les relances des organismes (via les Comptes Rendus Métier - CRM).

Section 2 : Le calendrier de mise en place

Le déploiement de la DSN de substitution est progressif. Voici les grandes étapes à retenir :

Année	Événement	Description
2024	Phase pilote	Expérimentation sur un périmètre restreint d'anomalies (ex: bases sujettes à CSG/CRDS).
Mars 2025	Premiers CRM de rappel	Émission des premiers CRM de rappel annuels sur les anomalies de l'année 2024.
Mai 2026	Premières DSN de substitution	Transmission des premières DSN de substitution basées sur les anomalies de 2025 non corrigées.
2027	Montée en charge	Extension du dispositif à un plus grand nombre d'anomalies et d'organismes.

Section 3 : Comment fonctionne la DSN de substitution ?

Le processus se déroule en plusieurs étapes clés :

1. Détection de l'anomalie : L'Urssaf ou la MSA identifie une incohérence ou une erreur dans la DSN mensuelle de l'entreprise.
2. Notification via CRM : L'organisme envoie un Compte Rendu Métier (CRM) à l'entreprise, signalant l'anomalie et demandant une correction dans la DSN du mois suivant.
3. CRM de rappel annuel : Si l'anomalie n'est toujours pas corrigée après plusieurs mois, un CRM de rappel annuel est envoyé, récapitulant toutes les erreurs persistantes de l'année écoulée.
4. Mise en demeure : Sans action de la part de l'entreprise, une mise en demeure peut être envoyée, la sommant de régulariser sa situation.
5. Génération de la DSN de substitution : En dernier recours, l'organisme génère une DSN de substitution avec les données qu'il estime correctes. Cette déclaration se substitue à celle de l'entreprise pour les données concernées.

Section 4 : Impacts et enjeux pour les entreprises

L'arrivée de la DSN de substitution a des conséquences importantes pour les gestionnaires de paie et les services RH.

Les risques

• Perte de maîtrise : L'entreprise perd le contrôle sur les données sociales transmises en son nom.
• Risques financiers : Application de majorations, calcul des cotisations sur une base forfaitaire moins avantageuse.
• Complexité administrative : La gestion des corrections et des notifications des organismes ajoute une charge de travail supplémentaire.
• Impact sur les droits des salariés : Des données substituées incorrectes peuvent léser les droits des salariés, engageant la responsabilité de l'employeur.

Les opportunités

• Amélioration de la qualité des données : Le dispositif incite à une plus grande rigueur dans le processus de paie et de déclaration.
• Sécurisation des droits : Il contribue à garantir que les droits des salariés sont correctement calculés et attribués.
• Relation de confiance : Une DSN juste du premier coup renforce la relation de confiance avec les organismes sociaux.

Section 5 : Bonnes pratiques et conseils d'expert

Pour aborder sereinement cette échéance, voici quelques conseils pratiques :

1. Auditez vos pratiques de paie : Vérifiez la conformité de vos rubriques de paie, de vos calculs et de vos paramétrages logiciels.
2. Mettez en place un suivi proactif des CRM : Ne laissez pas les comptes rendus métier s'accumuler. Traitez-les dès leur réception.
3. Formez vos équipes : Assurez-vous que vos gestionnaires de paie comprennent parfaitement les enjeux de la DSN et les nouvelles règles.
4. Communiquez avec votre éditeur de logiciel : Vérifiez que votre logiciel de paie est à jour et qu'il intègre bien les dernières évolutions réglementaires.
5. Documentez vos processus : En cas de contrôle, une documentation claire de vos méthodes de calcul et de vos choix de paramétrage sera un atout précieux.

Conclusion

La DSN de substitution, qui entre en vigueur en 2026, marque un tournant dans la gestion des déclarations sociales en France. Loin d'être une simple mesure technique, elle incarne la volonté des organismes de fiabiliser les données à la source pour garantir l'intégrité des droits sociaux de chaque individu. Pour les entreprises, c'est un appel à renforcer la rigueur et la qualité de leur processus de paie. En anticipant ce changement et en adoptant les bonnes pratiques, les entreprises peuvent transformer cette nouvelle exigence en un levier d'amélioration et de sécurisation de leur gestion sociale.